Stress in de transport

In deze blog neem ik jullie mee in het onderwerp stress en aan de hand van een praktijk voorbeeld laat ik je zien hoe iets vanuit 2 kanten ervaren wordt en wat het inhoudt. Daarna ga ik nog even verder op het deel stress op de planning, want daar zit heel veel in.

Laten we eens bij de start van mijn carrière beginnen. Ik ben namelijk wel van de generatie chauffeurs waar navigatiesystemen al aardig ingeburgerd waren toen ik begon met rijden. Maar ik heb het (gelukkig) nog op de ouderwetse manier geleerd: kaarten kopen en lezen. Had namelijk geen navigatiesysteem van mijzelf en ook niet gekregen van de toenmalige werkgever (niet persé bewust). Na 3 maanden kwam de manager naar mij toe dat het hartstikke goed ging, en dat ik best vlot was op de buitenlandse ritten, ik reed zeker op navigatie? De verbazing was op zijn gezicht af te lezen toen bleek dat dat niet zo was en ik niet eens een navigatiesysteem had. Ze hadden namelijk wel een volgsysteem, en er viel ze eigenlijk nooit wat op bij mij. Maar als ik dus niet had leren kaartlezen, en overal aan het ronddolen was geweest hadden ze het snel gemerkt. Want ze konden mij volgen.

Ik kreeg toen mijn eerste navigatie in de wagen, en ja, eerlijk? Het scheelde best wel wat tijd in het zoeken. Al moest je wel goed opletten, want op vrachtwagens was dit systeem nog niet berekend. En die tijdswinst? Toen telde dat nog niet zo heel zwaar. 

Dat is tegenwoordig wel anders, ze kunnen je in realtime volgen, dus ze zien al snel wat je doet en waar je bent. Ook als je omrijdt, om wat voor reden dan ook. Elke planner weet welke chauffeur je om een boodschap kunt sturen, en als je je werk snel doet dan gaan ze je ritten steeds voller stoppen. Meer adressen, of in het ergste geval: meer adressen met tijdslot. Geloof mij, daar wordt je niet vrolijk van, en het veroorzaakt al snel stress. Aan 2 kanten….

"Hoezo veroorzaakt het stress aan 2 kanten?"

Nou ik zal een voorbeeld schetsen:

Je vertrekt op maandagochtend om 4 uur omdat je om 8.00 een losafspraak hebt bij de eerste klant in Noord-Frankrijk. Je hebt een "makkelijke" rit, want maar 5 losadressen in het noorden van Frankrijk (maar wel 2 met tijdslot en 1 die vóór 14.00 uur moet). Je bent netjes om 7.30 bij de eerste klant, maar krijgt pas om 8.05 een dock toegewezen, want het is druk. Het gaat om 2 pallets, dus in theorie is dat een kwartiertje werk…. Maar bij deze klant kost het al een uur (vanaf 8 uur gerekend). Want: personeelstekort, en ze controleren er elk doosje op inhoud. Hier ontstaat er al een probleem, want je volgende adres is dan wel zonder tijdsafspraak op een uur rijden van het adres waar je nu staat, maar je derde adres is met een tijdslot om 11 uur en drie kwartier rijden vanaf je 2e adres. Conclusie: dat wordt extreem krap…. Want met aanmelden en lossen bij elkaar mag het bij klant 2 dan maar een kwartier duren.

Eerst naar klant 3 rijden is waarschijnlijk ook geen optie, of ver om, en bij je laatste adres móét je voor 14.00 aangemeld zijn. Dit alles met nog maar een kwartiertje speling op je rit.

Zat deze planning verkeerd in elkaar? Nee, hij was op het oog niet eens heel strak. Maar de eerste klant is er al een waar je dus niet vanuit kunt/mag gaan. En daar gooi je eigenlijk je hele dag kapot. Met nog wat tegenslag onderweg kom je niet eens meer leeg, want ben je pas om 14.30 of nog later bij je 5e en laatste adres. Vervolgens ben je als chauffeur steeds in contact met de planning, want je houdt ze op de hoogte, maar tegelijk zit de planning je te volgen via het volgsysteem om in te kunnen grijpen.

Gevolg voor de chauffeur: Je bent vroeg vertrokken, hebt de vouwen uit je broek gereden, maar nog geen uren en je hebt de hele dag onder druk gestaan van de planning. Je kunt niet meer retour laden, de volgende dag pas om 7.00 lossen, dus nog later terug laden of zelfs vervolgens moeten wachten omdat je planner dan retourvracht moet zoeken. De hele week loopt eigenlijk al uit vanwege 1 klant.

Op kantoor: planning moet omgegooid worden, en andere chauffeur moet misschien wel de retourvracht gaan laden, want afgesproken dat er vandaag geladen en morgen weer in NL gelost wordt. Grote kans dat deze chauffeur er ook nog eens voor om moet rijden. Planner in de stress, tarief komt niet meer uit, en er is niks aan te doen. Ow, en met een beetje pech heeft hij 2 chauffeurs over de zeik.

"Ja, maar dan reken je dit toch door aan de eerste klant?"

Nee, zo eenvoudig is het niet, want ze hebben bijvoorbeeld een half uur vrij van kosten voor het lossen. "je was er om 7.30 en reed om 9.00 weg, dat is toch anderhalf uur?" Dat klopt, maar een tijdsafspraak om 8.00 dus de wachturen tellen vanaf 8.00 uur, niet vanaf 7.30. Dat je te vroeg bent is dan jouw probleem. En als een clausule voor wachturen €50 per uur is, dan is het in dit geval dus €25 wat je zou kunnen claimen.

Dat staat niet in verhouding met het omrijden en de extra tijd die de 2e chauffeur bezig is om toch terug te kunnen laden. De nachtvergoeding van chauffeur 1 en de extra tijd die je kwijt bent met andere vracht zoeken, de wagen die later terug is, vracht die je hebt moeten laten liggen om wagen 2 vrij te maken, de klacht die volgt uit het een dag te laat leveren, enz.

"Daar ontstaat dus al spanning?"

Ja, precies. En wat er op kantoor gebeurt gaat vaak zelfs grotendeels nog wel langs de chauffeurs heen. En dit betreft 2 chauffeurs in dit verhaal. Op en dag gaat het zo bij meerdere wagens en chauffeurs zo. Dag in dag uit, en elke week weer opnieuw.

Pas toen ik zelf de overstap naar kantoor maakte, kreeg ik er een echt duidelijk beeld van. Ik wist wel dat de spanning hoog op kon lopen. Maar heb weken meegemaakt dat het elke dag prijs was. Een manager/directeur die een paar keer per week over de rooie gaat. Of een planner die ontploft en de hele tent bij elkaar scheldt omdat het wéér fout gaat bij die ene klant. Of vanwege die chauffeur die zich standaard 3x per week verslaapt.

En dat zijn nog redenen dat ik zeg: "je hebt een punt, maar moet het zo?"

Dan heb je ook nog de zaken die echt pure overmacht zijn: afgesloten snelweg vanwege een ongeval, en je wagen staat dus helemaal vast. Of je wagen heeft pech of een ongelukje gehad. Of je hebt een ziekmelding. Of je hebt een wagen in de garage staan die 2 dagen geleden alweer had moeten rijden.

Allemaal voorbeelden van zaken die buiten je macht liggen als planner, maar wel je werk zwaar beïnvloeden. Probeer dan maar eens de rust te bewaren.

"Wat als het echt teveel wordt?"

In veel gevallen verliest iemand dan de controle. Dan krijg je bijvoorbeeld dat er woede-uitbarstingen ontstaan. Heb van alles meegemaakt: vliegende telefoons, muizen die sneuvelden (en dan bedoel ik die van de computer), toetsenborden waar de toetsen uitsprongen doordat er op geslagen werd. Deuren die ternauwernood in de sponning bleven zitten, planners die elkaar bijna aanvlogen en de planner die een chauffeur of klant helemaal verrot schold.

En als je niet ingrijpt dan valt iemand uit (burn-out) of iemand neemt ontslag, en dat is niet persé de persoon die zijn boekje te buiten ging.

"Hoe los je dit op?"

Makkelijkste oplossing? Planner op een cursus sturen. Of in een uiterste geval de planner ontslaan, want ongewenst gedrag (overigens ontken ik niet dat het dat is).

Maar structureel lost dat niks op. Want het chauffeurstekort is niet weg, de tijdsdruk wordt niet minder, de eisen van klanten worden niet lager. Dus de volgende planner loopt tegen hetzelfde aan. Ken een aantal goede planners die gewoon keihard zeggen: "ik blijf dit op deze manier écht niet tot mijn pensioen doen, dat trek ik niet."

Meer planners aannemen is het ook vaak niet, sterker nog, dat kan de onderlinge verstandhouding zelfs kwaad doen...

Als je dit structureel aan wil pakken moet je het gesprek aan gaan. Ook als dat ongemakkelijk is, sterker nog, juist dan moet je het gesprek aangaan. En gerichte keuzes durven maken, niet op emotie maar op feiten.

Sommige organisaties proberen dat ook wel, of huren dan een extern bureau in. Allemaal vanuit de beste intenties, maar vaak zit daar 1 nadeel aan.

Die mensen kennen de theorie wel, en kennen de basis van de sector plus de grootste vraagstukken wel. Maar "ze hebben niet met hun poten in de klei gestaan" zoals transportondernemer laatst tegen mij zei. En ze beginnen vaak gelijk met een oplossing.

Werk je met ADR, of juist in het exceptionele transport? Werk je in het koeltransport? Binnenland? Benelux of echt internationaal?

Is een planner zelf chauffeur geweest? Of is hij er via school of nog een andere weg terecht gekomen? 

Het vraagt allemaal weer een net andere benadering.

Stress in transport pak je niet op met een methode. Je pakt het aan door eerst te begrijpen waar het vandaan komt. In die specifieke organisatie, met die specifieke mensen, in dat specifieke werk.

Dat vraagt iemand die de sector kent. Niet van buiten. Van binnenuit.

Lukt het je de stress te reduceren? Dan blijven mensen langer, verzuim daalt en werven wordt makkelijker. Dat merkt een transportbedrijf direct.

Wil je weten waar het bij jullie zit? Ik denk graag mee.